Yapay Zekâ ile Toplantı Notu ve Özet Çıkarma: Pratik Yöntem

Yapay zekâ ile toplantı notu çıkarmak için iki yol vardır: toplantı kaydının otomatik dökümünü (transkriptini) bir dil modeline özetletmek ya da toplantı sırasında tuttuğun kaba notları yapılandırılmış bir özete dönüştürmek. Her iki durumda da en değerli çıktı; alınan kararlar, sorumlusu ve tarihi belli görevler ve açık kalan sorulardır. Kayıt alınacaksa katılımcıların önceden bilgilendirilmesi, özetin ise dağıtılmadan önce bir katılımcı tarafından kontrol edilmesi gerekir.

Toplantılar çoğu ekibin takviminde en çok yer kaplayan etkinliktir; buna karşın sonrasında ne kararlaştırıldığı sık sık belirsiz kalır. Not tutan kişi tartışmaya katılamaz, tartışmaya katılan kişi not tutamaz. Yapay zekâ bu ikilemi tamamen çözmez ama yükü ciddi biçimde hafifletir.

Yapay zekâ ile toplantı notu çıkarmanın iki yolu

Yöntem 1: Kayıt ve otomatik döküm

Pek çok video konferans ve not alma aracı, toplantıyı kaydedip konuşmaları metne dönüştürebilir ve ardından özet üretebilir. Bu yöntemin avantajı, hiçbir şeyin kaçmamasıdır. Dezavantajları ise şunlardır:

• Türkçe konuşmalarda, özellikle teknik terimlerde, kişi ve şirket adlarında döküm hataları görülebilir.
• Birden fazla kişinin aynı anda konuştuğu anlarda kimin ne söylediği karışabilir.
• Kayıt, katılımcıların açık ve rahat konuşmasını etkileyebilir.
• Kayıt ve döküm kişisel veri içerir; saklama ve paylaşım kuralları belirlenmelidir.

Yöntem 2: Kaba notlardan yapılandırılmış özet

Toplantı sırasında kısa, dağınık notlar alırsın; toplantıdan sonra bu notları modele verip düzenli bir özet istersin. Bu yöntem kayıt gerektirmez, daha az veri paylaşımı içerir ve hassas toplantılar için daha uygundur. Dezavantajı, not almadığın bir bilginin özete de girmemesidir.

Hangi yöntemi seçeceğin toplantının türüne bağlıdır. Müşteriyle yapılan keşif görüşmeleri veya uzun teknik toplantılar için kayıt faydalı olabilir; performans görüşmeleri, hassas insan kaynakları konuları veya stratejik müzakereler için kaba not yöntemi daha uygundur.

Kayıt izni ve gizlilik

Toplantıyı kaydetmeden önce tüm katılımcıları bilgilendir ve onaylarını al. Dış katılımcıların bulunduğu toplantılarda bu daha da önemlidir. Kayıtlar ve dökümler kişisel veri içerdiği için KVKK kapsamında değerlendirilmelidir. Şunları belirle:

• Kayıtlar nerede ve ne kadar süre saklanacak?
• Kimler erişebilecek?
• Kullanılan araç kayıtları kendi model eğitimi için kullanıyor mu?
• Toplantı bittikten sonra ham kayıt silinip yalnızca özet mi saklanacak?

Basit bir kural öneriyoruz: Özetin onaylanmasından sonra ham kaydı gerekmedikçe saklama. Bu, hem depolanan kişisel veri miktarını hem de olası bir sızıntının etkisini azaltır.

Özet için prompt şablonu

Hangi yöntemi kullanırsan kullan, özetin yapısını sen belirle. Genel "bunu özetle" talimatı, uzun ve kararları gizleyen bir metin üretir.

Aşağıdaki toplantı dökümünü/notlarını şu yapıda özetle:

1. Toplantının amacı (1 cümle)
2. Alınan kararlar (madde madde; her karar tek cümle)
3. Görevler (tablo: Görev | Sorumlu | Tarih)
4. Açık sorular ve kimden yanıt bekleniyor
5. Bir sonraki toplantı/temas noktası (varsa)

Kurallar:
- Metinde açıkça söylenmeyen bir kararı karar olarak yazma;
  tartışılan ama karara bağlanmayan konuları "Açık sorular"a koy.
- Sorumlusu veya tarihi belli olmayan görevlerde ilgili hücreye
  [BELİRSİZ] yaz.
- Kişisel yorum ve değerlendirmeleri özetleme; yalnızca iş
  kararlarına odaklan.
- Toplam en fazla 250 kelime.

"Söylenmeyen kararı karar olarak yazma" kuralı kritik önem taşır. Modeller, uzun bir tartışmanın sonunda genel bir eğilimi kesin bir karar gibi özetleyebilir. Bu, toplantıdan sonra "biz bunu kararlaştırmamıştık" tartışmalarına yol açar.

Farklı toplantı türleri için uyarlamalar

• Müşteri görüşmesi: Müşterinin dile getirdiği ihtiyaçları ve itirazları kendi ifadeleriyle ayrı bir bölümde listele.
• Proje durum toplantısı: "Tamamlananlar, devam edenler, riskler" bölümleri ekle.
• Beyin fırtınası: Kararlar yerine "Ortaya çıkan fikirler" ve "Değerlendirilmek üzere seçilenler" bölümlerini kullan.
• Yönetim toplantısı: En başa üç maddelik bir yönetici özeti ekle.

Özeti kontrol etmek

Yapay zekâ özetini dağıtmadan önce bir katılımcının, tercihen toplantıyı yöneten kişinin, şu soruları sorarak kontrol etmesi gerekir:

• Kararlar gerçekten alındı mı, yoksa yalnızca tartışıldı mı?
• Görev sorumluları doğru kişiler mi? İsimler doğru yazılmış mı?
• Tarihler toplantıda söylenenle aynı mı?
• Önemli bir konu atlanmış mı?
• Özette, katılımcıları rahatsız edebilecek kişisel bir ifade veya yorum kalmış mı?

Bu kontrol birkaç dakika sürer ve özetin güvenilirliğini sağlar. Kontrol edilmemiş özetler bir kez hatalı çıktığında, ekip özetlere güvenmeyi bırakır ve süreç işlevini yitirir.

Takip e-postası ve görev aktarımı

Onaylanan özetten iki ek çıktı üretebilirsin:

1. Takip e-postası: Katılımcılara kararları ve görevleri teyit eden kısa bir mesaj. Modelden "bu özetten katılımcılara gönderilecek, 120 kelimeyi geçmeyen bir takip e-postası yaz" demen yeterlidir.
2. Görev aktarımı: Görev tablosunu proje yönetim aracına aktarmak. Bunu elle yapabilir veya kullandığın araçların entegrasyon özellikleriyle otomatikleştirebilirsin.

Toplantı özetlerinin otomatik olarak doğru projeye, doğru kişiye görev olarak düşmesini ve şirket içi gizlilik kurallarına uygun şekilde saklanmasını istiyorsan, bu tür entegrasyonları özel yazılım hizmetlerimiz kapsamında kuruyoruz.

İyi toplantı alışkanlıkları hâlâ önemli

Yapay zekâ kötü yönetilen bir toplantıyı iyi bir toplantıya dönüştürmez. Gündemsiz başlayan, kararları netleştirmeden biten bir toplantının özeti de belirsiz olacaktır. Özet kalitesini artırmanın en etkili yolu, toplantı sırasında kararları sözlü olarak netleştirmektir: "O zaman şunu kararlaştırdık, sorumlusu Ahmet, tarih cuma" gibi bir cümle hem katılımcılar hem de döküm için netlik sağlar.

Yapay zekâ destekli özetlerden en iyi sonucu almak için toplantı düzeninde birkaç küçük değişiklik yapabilirsin:

• Gündemi önceden paylaş: Gündem maddeleri, özetin bölümleri için doğal bir iskelet oluşturur. Gündemi prompta eklemek, modelin konuları doğru gruplamasını kolaylaştırır.
• Son beş dakikayı karar turuna ayır: Toplantıyı yöneten kişi kararları ve görevleri sesli olarak tekrar etsin. Bu tur, hem dökümün hem de kaba notların en güvenilir bölümü olur.
• Katılımcıları tanıt: Kayıtlı toplantılarda konuşmacıların isimlerini başta söylemek, dökümde kimin ne dediğinin daha doğru eşleşmesine yardımcı olur.
• Toplantı süresini kısa tut: Uzun ve dağınık toplantıların özetleri de uzun ve dağınık olur; tek odaklı kısa toplantılar daha net özetler üretir.

Bu alışkanlıklar yapay zekâ olmadan da toplantı kalitesini artırır. Yapay zekâ ise bu düzenin çıktısını, yani kararları ve görevleri, dakikalar içinde paylaşılabilir bir belgeye dönüştürerek alışkanlığın sürdürülmesini kolaylaştırır.

Sonuç

Yapay zekâ ile toplantı notu çıkarmak, not tutma yükünü azaltır ve kararların kaybolmasını önler. Kayıt için katılımcı onayını al, özetin yapısını sen belirle, söylenmeyen kararların yazılmasını engelleyen kurallar koy ve özeti dağıtmadan önce kontrol et. Yapay zekâ, net yönetilen toplantıların değerini artırır; belirsiz toplantıları ise netleştiremez.