GTD Yöntemi Nedir? Getting Things Done'ı Adım Adım Uygulamak

GTD yöntemi (Getting Things Done), aklındaki tüm işleri ve taahhütleri güvenilir bir dış sisteme aktarıp her birini somut bir sonraki adıma dönüştürdüğün bir iş organizasyonu yöntemidir. David Allen'ın 2001'de yayımlanan kitabıyla tanınan yöntem beş adımdan oluşur: yakala, netleştir, düzenle, gözden geçir ve uygula. Temel fikir şudur: zihin fikir üretmek için iyidir, ama işleri hatırlamak için kötü bir depodur. İşleri güvendiğin bir sisteme aktardığında zihnin o an yaptığın işe odaklanabilir.

GTD yöntemi hangi sorunu çözer?

Çoğu kişinin görev listesi, yarısı kafada, yarısı farklı uygulamalarda, bir kısmı e-postada ve bir kısmı da toplantı notlarında dağınık hâlde durur. Bu dağınıklık iki soruna yol açar:

• Sürekli arka plan gerginliği. Unuttuğun bir şey olduğu hissi, zihnin bir kısmını sürekli meşgul eder.
• Belirsiz işler. "Web sitesi" ya da "Bütçe" gibi listeye yazılmış ama ne yapılacağı belli olmayan maddeler ertelenir, çünkü üzerlerinde önce düşünmek gerekir.

GTD bu iki sorunu sırasıyla "her şeyi yakala" ve "her şeyi netleştir" adımlarıyla çözer.

Beş adım

1. Yakala

Dikkatini çeken her şeyi, yani yapılması gereken işleri, fikirleri, sözleri ve hatırlatmaları tek bir ya da birkaç toplama kutusuna yaz. Toplama kutusu bir defter, telefondaki bir not ya da görev uygulamanın gelen kutusu olabilir. Önemli olan, sayısının az olması ve her yerden kolayca erişilebilmesidir.

Başlangıçta bir "zihin boşaltma" oturumu yap: yarım saat ayır ve aklına gelen her açık işi listele. İş, ev, kişisel projeler, söz verdiklerin, yapmak istediklerin.

2. Netleştir

Toplama kutusundaki her madde için şu soruları sor:

• Bu bir eylem gerektiriyor mu? Hayırsa çöpe at, "bir gün belki" listesine ekle ya da başvuru malzemesi olarak arşivle.
• Evetse, bir sonraki fiziksel adım nedir? "Bütçe" değil, "Geçen yılın bütçe dosyasını muhasebeden iste."
• İki dakikadan kısa sürer mi? Öyleyse hemen yap. Bu, GTD'nin en çok bilinen kuralıdır.
• Başkası mı yapmalı? Devret ve "Beklenenler" listesine ekle.
• Daha uzun sürecekse: Belirli bir tarihi varsa takvime, yoksa sonraki eylemler listesine ekle.

Birden fazla adım gerektiren her sonuç GTD'de bir "proje"dir. Projeler listesine sonucu yaz, sonraki eylemler listesine de ilk adımı.

3. Düzenle

Netleştirilen maddeler şu listelere dağılır:

Liste	İçerik
Projeler	Birden fazla adım gerektiren tüm sonuçlar
Sonraki eylemler	Hemen yapılabilecek somut adımlar, bağlama göre gruplu
Beklenenler	Başkasına devrettiğin ve takip ettiğin işler
Takvim	Yalnızca belirli bir gün ya da saate bağlı işler
Bir gün belki	Şu an taahhüt etmediğin fikirler ve istekler
Başvuru	Eylem gerektirmeyen ama saklanması gereken bilgiler

Sonraki eylemleri bağlama göre gruplamak GTD'nin ayırt edici özelliğidir: "@Bilgisayar", "@Telefon", "@Ofis", "@Dışarıda" gibi. Telefonla yapılacak beş işin varsa, on beş dakikalık bir boşlukta hepsini sırayla halledebilirsin.

Takvim kuralı önemlidir: takvime yalnızca o güne ya da saate bağlı olan işler girer. "Bu hafta yapsam iyi olur" türü işler takvimi kirletir ve takvimin güvenilirliğini azaltır.

4. Gözden geçir

Sistemi canlı tutan adım budur. Günlük olarak takvime ve sonraki eylemler listesine bakarsın; haftalık olarak ise tüm sistemi gözden geçirirsin. Haftalık gözden geçirme yapılmadığında listeler eskir, güven kaybolur ve işler yeniden kafaya taşınır.

5. Uygula

Ne yapacağına karar verirken GTD dört ölçüt önerir: bulunduğun bağlam, eldeki zaman, enerji düzeyin ve öncelik. Toplantıdan önceki yirmi dakikada, düşük enerjili bir öğleden sonrada ya da yalnızca telefonunun yanında olduğu bir anda farklı işler seçersin.

Haftalık gözden geçirme şablonu

Haftada bir, örneğin cuma öğleden sonra bir saat ayır:

• Tüm toplama kutularını sıfırla: defter, e-posta, not uygulaması, masadaki kâğıtlar.
• Geçen haftanın takvimine bak; kalan işleri yakala.
• Önümüzdeki iki haftanın takvimine bak; hazırlık gerektirenleri ekle.
• Projeler listesini gözden geçir; her projenin en az bir sonraki eylemi var mı?
• Sonraki eylemler listesindeki tamamlanmış ya da geçersiz maddeleri temizle.
• Beklenenler listesini kontrol et; takip gerekenlere hatırlatma gönder.
• Bir gün belki listesine göz at; aktif hâle getirmek istediğin var mı?

Örnek: bir maddenin GTD yolculuğu

Toplantıda yöneticin "Yeni CRM seçeneklerine bakalım" dedi ve not aldın.

1. Yakala: Not toplama kutusuna girer.
2. Netleştir: Eylem gerektiriyor, birden fazla adım var, yani bir proje. Sonuç: "CRM seçenekleri karşılaştırılmış ve yöneticiye önerildi."
3. Sonraki eylem: "Satış ekibinden mevcut CRM'deki en büyük üç sorunu iste." Bu bir e-posta, bağlamı @Bilgisayar.
4. Düzenle: Proje, projeler listesine; e-posta, sonraki eylemlere; ekipten beklenen yanıt, gönderildikten sonra beklenenler listesine.
5. Gözden geçir: Cuma günü yanıt gelmediyse takip edilir.

Bu süreç, "CRM'e bakmam lazım" şeklindeki belirsiz bir hatırlatmayı, ilerlemesi izlenebilen bir projeye dönüştürür.

GTD uygularken sık yapılan hatalar

• Belirsiz sonraki eylemler yazmak. "Raporla ilgilen" bir eylem değildir. Eylem bir fiille başlamalı ve fiziksel olarak yapılabilir olmalıdır: "Rapor taslağının giriş bölümünü yaz."
• Takvimi dilek listesine çevirmek. Takvime yalnızca o güne bağlı işler girer; aksi hâlde takvime bakarak karar vermek zorlaşır.
• Toplama kutularını çoğaltmak. Beş farklı uygulamada not tutmak yakalama adımını zayıflatır. İki üç toplama noktası yeterlidir.
• Sistemi kurup gözden geçirmeyi bırakmak. En sık görülen hatadır. Haftalık gözden geçirme, takvimde kendi bloğu olan, ertelenmeyen bir toplantı gibi ele alınmalıdır.

GTD için hangi araç?

GTD araçtan bağımsızdır; defter de dijital bir görev uygulaması da kullanılabilir. Önemli olan, aracın hızlı yakalamaya izin vermesi, listeleri ve bağlamları desteklemesi ve her cihazdan erişilebilir olmasıdır. Görev yönetim aracı seçimi için blogumuzdaki yapılacaklar listesi rehberine göz atabilirsin. Ekibinin kendi süreçlerine göre şekillenmiş bir iş takip aracına ihtiyacı varsa özel iç araç geliştirme hizmetimizi inceleyebilirsin.

Sonuç

GTD yöntemi, işleri kafadan çıkarıp güvenilir bir sisteme taşımanın ve her birini somut bir sonraki adıma dönüştürmenin yoludur. Bir zihin boşaltma oturumuyla başla, her maddeyi netleştir ve haftalık gözden geçirmeyi asla atlama. Sistem ancak ona güvendiğin sürece işe yarar.